Comment choisir ses registres et piqûres

Registres et piqûres sont des imprimés avec des tracés dont la qualité d’impression doit faciliter l’écriture et la lecture : lignes, carreaux, colonnes….

Ils ont la même fonction. Ils sont destinés à relever et conserver des rapports, des montants, des noms, des dates, des informations relatives à l’entreprise ou à son activité… Ce sont en somme des tableaux « excel » sur papier relié!

La qualité

Pour le confort et une utilisation à moyen et long terme, les piqûres et registres doivent être composés d’un papier de haute qualité, de préférence légèrement teinté pour reposer la vue (voir les piqûres et registres Exacompta).

Exit les tracés noirs bas de gamme, la lecture est brouillée et l’utilisateur est vite incommodé.

De plus, le papier doit respecter la norme ISO9706 qui garantit une qualité d’archivage de 100 ans.

• Pour enregistrer des annotations diverses (rapports d’activité, de visite…), sur des pages numérotées (foliotées) qui protègent des éventuelles falsifications, les piqûres et registres standards sont un outil fiable et durable. Lignés ou quadrillés, ils s’utilisent comme un cahier, mais un cahier d’une qualité premium, avec des feuilles de 90 à 120g/m2 et des capacités allant jusqu'à 500 pages.

• Pour relever des chiffres, des montants, cocher… à la ligne sur un nombre de colonnes définies, il faut opter pour des piqûres ou registres à colonnes. Entre 4 et 32 colonnes à la page, ils s’adaptent à tous les besoins. Si les désignations des colonnes sont inchangées, pour éviter de les recopier, il suffit d’opter pour des piqûres ou registres à tête paresseuse. L’entête est alors fixe et permet de retrouver le libellé de la colonne.

• Pour des enregistrements comptables, les piqûres caisse, banque sont le support idéal. Elles ventilent les colonnes en débit / crédit sur un nombre de lignes définies. Il existe également des piqûres comptables spécifiques mieux adaptées à certains métiers : sociétés civiles immobilières, micro-entrepreneurs, professions libérales…

• Pour classer et conserver les documents juridiques de l’entreprise : délibérations des assemblées générales ou conseils d’administration, inventaires de comptes, mouvements de titre… il faudra utiliser des reliures juridiques. Ce sont des classeurs commercialisés avec des feuilles foliotées (numérotées) qui peuvent être manuscrites ou imprimées, en respectant la numérotation pour prouver l’authenticité.

• Pour enregistrer les courriers, les visiteurs, suivre les plannings, les présences… des piqûres spécifiques présentent des tracés qui facilitent la prise de note.

• Il existe également des registres qui permettent d’enregistrer des mouvements d’objets mobiliers ou immobiliers qu’on appelle abusivement « registres de police ». Souvent obligatoires, ils permettent de noter sans falsification les achats, les ventes, les dépôts, les échanges, les réparations… d’objets de valeur qu’ils soient mobiliers ou immobiliers.

• Enfin, il existe des registres de législation du travail obligatoires, et d’autres plus récents, liés à la construction et au logement tout autant obligatoires.

Registre unique du personnel

Dès la première embauche, et quel que soit l'effectif de l'établissement, l'employeur doit tenir à jour une liste des salariés et des stagiaires. Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre pour ne pas les confondre avec les salariés.
Le personnel doit être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Registre de la delegation du personnel du CSE

Il permet de consigner les demandes de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) et les réponses du chef d'entreprise ou des représentants légaux de l'entreprise.
En fin de registre, 5 pages permettent également de noter par ordre chronologique l'identité des membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires et suppléants).

Registre des contrôles de santé et sécurite au travail

Permet de répertorier les vérifications périodiques obligatoires réalisées sur les équipements de l'entreprise.

Registre des alertes santé publique et environnement

Tout travailleur doit immédiatement alerter son employeur s'il estime, de bonne foi, que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'établissement font peser un risque grave sur la santé publique ou l'environnement.
Ces alertes sont consignées dans un registre spécial, obligatoire depuis le 1er avril 2014.

Registre des dangers graves et imminents

Ce registre folioté consigne les avis datés et signés des représentants du personnel au CHSCT sur les dangers graves et imminents.
Il est obligatoire dans toutes les entreprises d'au moins 50 salariés (même s'il n'existe pas de CHSCT, dès lors qu'il y a des délégués du personnel).

Registre unique des resultats de l’évaluation des risques professionnels

Permet de transcrire et de tenir à jour dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.
Ce registre est obligatoire dès lors qu’il existe au moins un salarié, et ce, quelque soit l’activité de l’entreprise ou de l'association.

Registre de sécurite pour les ERP (Etablissements Recevant du Public)

Les établissements recevant du public doivent tenir un registre regroupant toutes les informations nécessaires à la sécurité et à la prévention des risques d’incendie et de panique.
Sont concernés tous les bâtiments et locaux qui accueillent des personnes extérieures en plus de leur personnel (ex : magasins, restaurants, salles de spectacles, écoles, crèches, bibliothèques, musées, … )

Registre public d’accessibilité

Tous les ERP doivent tenir un registre précisant les dispositions prises pour permettre à tous, et notamment aux personnes handicapées, quel que soit leur handicap, de bénéficier des prestations en vue desquelles l'établissement a été conçu. Obligatoire depuis le 19 octobre 2017.